Mi az e-mail címed?  Szokványos kérdés. Akinek nincs e-mailje, nincs internetje, az manapság nemigen találja a helyét a világban. Hol vannak már azok az idők, amikor papíron írtunk levelet, borítékot nyaltunk, bélyeget ragasztottunk, postaládába dobtunk! Az amerikai Raymond Samuel Thompson találmánya (és a nélkülözhetetlen @ jel is) 1971  után viharos gyorsasággal terjedt a világban. Én magam is nagyon megörültem, amikor egy kínai kisváros szállodai szobájában számítógépet találtam, ám lelkesedésem a kínai nyelvezetű billentyűzet láttán csökkent.

Ismertsége, népszerűsége átalakította az emberi és társadalmi kapcsolatokat, hatékonysága szinte felmérhetetlen. Ám a gyorsaságnak vannak hátrányai, nem alakult ki a használathoz fűződő általános szokásrend, sok a félreértés, sokan hibáznak, amikor ezzel nincsenek tisztában. Nemzetközi tapasztalataim alapján osztok meg néhány alapszabályt:

-Minden levélre válaszoljunk (különösen a hivatalok), amiben legalább azt rögzítik, hogy megkapták;

-A „Tárgy”-ban mindig jelezzük a témát, egyrészt a figyelem felhívása, másrészt a későbbi könnyű visszakeresés érdekében;

-Figyeljünk, hogy ne kövessünk el hibát vagy ne fogalmazzunk rosszul, nem szégyen a helyesírási programot is akitivizálni, hiszen gyorsan írunk. Tanácsos először a szöveget leírni, elolvasni és utána címezni, nehogy esetleg félkészen küldjük el, aztán jöhet a varázsszó: ENTER;

-Ne kapkodjunk! Ha éppen villamosra várunk, vagy már sötét a  moziterem, könnyen hibázhatunk, meggondolatlanságokat írunk, amit már utólag lehetetlen javítani és soha ne írjunk indulatból;

-Figyeljünk arra, hogy kinek írunk; ha egy beérkező levélen több címzett is van, nem biztos, hogy mindegyikükre tartozik a mi válaszunk, alaposan kell tehát mérlegelni. A CC (carbon copy, másolat) azt jelenti, hogy egyidőben és a címzett tudtával kapja más is a levelet, a BCC (blind carbon copy, titkos másolat), ez utóbbi csak általunk kiválasztott címzett a többiek tudta nélkül;

-Óvakodjunk a „spam” levelektől, mert utána további nem kívánatos üzenetek tömege zúdul ránk;

-Hivatalos leveleknél figyeljünk a megszólításra, hogy az a kapcsolatnak megfeleljen, kezdődhet a vezetéknévvel, később, ha kölcsönösen erre van hajlandóság, mehet a tegeződés. Sok országban csak a napi első levélben szükséges megszólítás, a továbbiakban már csak a szöveg;

-Ugyancsak hivatalos leveleknél kerüljük a magánélet híreit és a bizalmaskodást, még a humorral is csak óvatosan, nem tudjuk, milyen érzékenységet sértünk vele;

-Ne használjunk divatos rövidítéseket, szinvonaltalan utalásokat (lécci, stb.) becsüljük meg azt, aki nekünk írt;

-A szöveg legyen rövid és lényegretörő, kerüljük a körülményeskedést: „Azért írok neked, mert….”, ugyanakkor mindenki örül egy kis kedvességnek: „remélem, segítettem”, vagy „köszönöm a segítséget”;

-Vigyázzunk a mellékletekkel. Én magam is hibáztam néhányszor, a legnagyobbat akkor, amikor a  jelentkezésemet küldtem el egy nemzetközi tanfolyamra. A válaszból érzékeltem, hogy hol tévedtem.

Köszönjük levelét – írta az ügyintéző. – Csak az a baj, hogy az önéletrajza helyett Jamie Oliver receptjeit küldte el. Ezeknek is örültünk, de valahogy nem ezt vártuk…

Korábban megjelent a Népszva "vélemények" rovatában,